Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to proces mający na celu zakończenie działalności przedsiębiorstwa oraz wykreślenie go z Krajowego Rejestru Sądowego. Poszczególne etapy tego procesu są określone w przepisach Kodeksu spółek handlowych. Jakie kroki, należy podjąć, aby przeprowadzić likwidację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Przyczyny rozwiązania spółki
Powody chęci rozwiązania spółki mogą być różne:
- potrzeba restrukturyzacji grup kapitałowych,
- zmiana strategii działania,
- zakończenie konkretnej linii biznesowej,
- strategiczne zmiany w strukturze przedsiębiorstwa itp.
Mogą one wynikać z potrzeby adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych lub innych czynników prowadzących do podjęcia decyzji o zakończeniu działalności spółki.
Proces likwidacji zazwyczaj rozpoczyna się od rozwiązania spółki, co najczęściej następuje na skutek podjęcia stosownej uchwały przez wspólników. Uchwała powinna być stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza lub – w przypadku zawarcia spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy – opatrzona przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym uchwała wspólników.
Treść art. 270 Kodeksu spółek handlowych wymienia również inne potencjalne przyczyny likwidacji, do których zalicza się m.in.:
- przyczyny określone w umowie spółki,
- przeniesienie siedziby spółki za granicę,
- ogłoszenie upadłości spółki,
- inne przyczyny przewidziane prawem (m.in. niezawarcie umowy spółki).
Proces likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wieloetapowy i ma formalny charakter, dlatego konieczne jest dokładne przygotowanie się do niego, ścisłe przestrzeganie przepisów oraz terminowe wykonywanie wszystkich niezbędnych czynności, co pozwala ochronić interesy wszystkich zainteresowanych, w tym w szczególności wierzycieli.
Krok I – Podjęcie przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki z o.o. oraz powołanie likwidatorów
Pierwszym krokiem po podjęciu przez wspólników decyzji o rozwiązaniu spółki z o.o. jest podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki i postawieniu jej w stan likwidacji. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych (art. 246 §1) uchwała ta wymaga większości dwóch trzecich głosów.
Po podjęciu uchwały o rozwiązaniu spółki, spółka zobowiązana jest używać w obrocie gospodarczym firmy z dodatkiem „w likwidacji”. Dodatkowo wskutek otwarcia likwidacji wygaśnięciu ulega prokura, a nowa nie może zostać ustanowiona.
Po otwarciu likwidacji spółkę reprezentują likwidatorzy. Z mocy ustawy likwidatorami spółki z o.o. stają się członkowie jej zarządu, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej. W praktyce na zgromadzeniu wspólników, na którym podejmuje się uchwałę o rozwiązaniu spółki, często przyjmuje się również uchwałę w przedmiocie powołania likwidatorów spółki, zmieniając w ten sposób grupę osób uprawnionych do reprezentacji spółki. W trakcie likwidacji spółki jej wspólnicy mogą powoływać i odwoływać likwidatorów w drodze uchwały. Likwidatorem może zostać zarówno osoba uczestnicząca w spółce, jak i osoba trzecia. Tak samo jak w przypadku członków zarządu likwidatorem może być jedynie osoba fizyczna.
Krok II – Sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji
Zgodnie z postanowieniami artykułu 281 §1 KSH likwidatorzy mają obowiązek przygotować bilans otwarcia likwidacji, który następnie poddawany jest ocenie zgromadzenia wspólników w celu zatwierdzenia. W tym spisie znajdują się wszystkie elementy majątku spółki, uwzględnione według ich aktualnej wartości zbywczej – czyli cen, które można osiągnąć w danym miejscu i czasie w wyniku sprzedaży tych aktywów. Bilans ten jest tworzony na dzień otwarcia likwidacji, czyli dzień podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki i postawienia jej w stan likwidacji. Jeśli proces likwidacji nie zostanie ukończony w przeciągu jednego roku, likwidatorzy muszą co roku przedstawiać zgromadzeniu wspólników sprawozdanie ze swej działalności oraz sprawozdanie finansowe. Sam bilans otwarcia likwidacji powinien zostać sporządzony w ciągu 15 dni, licząc od otwarcia likwidacji spółki z o.o., nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od tej daty.
Krok III – Zgłoszenie likwidacji do Sądu Rejestrowego
Następnym krokiem w procesie likwidacji spółki z o.o. jest zgłoszenie wymaganych dokumentów do sądu rejestrowego. Obowiązek złożenia wniosku o wpisanie likwidacji do Krajowego Rejestru Sądowego spoczywa na likwidatorach spółki. Wniosek składa się do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki.
Do wniosku należy dołączyć m.in. uchwałę w przedmiocie rozwiązania spółki i otwarcia likwidacji, oświadczenia likwidatorów spółki o wyrażeniu zgody na pełnienie powierzonej funkcji wraz z adresami do doręczeń, listę obejmującą nazwisko i imię, listę osób uprawnionych do powołania zarządu oraz dowody uiszczenia opłaty sądowej od wniosku oraz opłaty za ogłoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.
Opłata od wniosku o wpis zmiany w KRS i za ogłoszenie w „MSiG” wynosi 350 zł (300 zł w przypadku spółek utworzonych za pomocą systemu s24).
Wniosek o wpisanie likwidacji do KRS należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia powzięcia uchwały o rozwiązaniu spółki. Wniosek wraz z załącznikami można złożyć tylko w formie elektronicznej w Portalu Rejestrów Sądowych lub w systemie S24 (gdy spółka została założona w tym systemie).
We wniosku do KRS należy wskazać m.in. przyczyny rozwiązania spółki, dane dotyczące uchwały wspólników lub orzeczenia o rozwiązaniu spółki, a ponadto imiona i nazwiska, adresy oraz numery PESEL likwidatorów, jak również sposób reprezentacji spółki przez likwidatorów.
Krok IV – Ogłoszenie otwarcia likwidacji w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”
Kolejny krok to ogłoszenie otwarcia likwidacji w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Poza zgłoszeniem otwarcia likwidacji do rejestru przedsiębiorców KRS spółka jest zobowiązana do osobnego ogłoszenia otwarcia likwidacji za pośrednictwem „MsiG”. Wymaga to złożenia wniosku o publikację ogłoszenia w Punkcie Przyjmowania Ogłoszeń „Monitora”.
Warto podkreślić, że w treści ogłoszenia konieczne jest nie tylko zawarcie informacji o otwarciu likwidacji, lecz także wezwanie wierzycieli do zgłaszania ich wierzytelności wobec spółki w terminie 3 miesięcy od dnia tego ogłoszenia.
Ogłoszenie o otwarciu likwidacji jest płatne, a wysokość opłaty zależna jest od liczby znaków wykorzystanych do jego przygotowania. Opłata wynosi 0,70 zł za jeden znak, ale nie mniej niż 60 zł za całość.
Wniosek o ogłoszenie otwarcia likwidacji w „MsiG” powinien zostać złożony równolegle z wnioskiem o wpis otwarcia likwidacji do KRS.
Krok V – Zakończenie interesów spółki i zaspokojenie wierzycieli
Po podjęciu wymaganych uchwał i złożeniu odpowiednich wniosków ogłoszenia należy przystąpić do czynności likwidacyjnych mających na celu zakończenie bieżących interesów spółki z o.o.
Czynności likwidacyjnych dokonują likwidatorzy spółki. Odpowiadają oni za ściągnięcie wymagalnych wierzytelności, spłatę zobowiązań oraz upłynnienie majątku przedsiębiorstwa. Realizowane jest to m.in. poprzez sprzedaż nieruchomości spółki, która może się odbywać na dwa sposoby: poprzez publiczną licytację lub z wolnej ręki. W przypadku sprzedaży z wolnej ręki konieczne jest uzyskanie uchwały wspólników, a cena nie może być niższa niż ta, która została przez nich ustalona.
Co do zasady, likwidatorzy mają ograniczone możliwości podejmowania nowych działań w kontekście prowadzenia spraw spółki. Ich kompetencje obejmują jedynie czynności likwidacyjne, które służą zakończeniu już istniejących spraw. Innymi słowy, ich rola ogranicza się do finalizacji obecnych interesów. Zwykle nie mają uprawnień do podejmowania nowych inicjatyw. Mogą być one dopuszczane tylko wówczas, gdy to jest potrzebne do ukończenia spraw w toku.
Krok VI – Sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego
Kolejnym krokiem w tej, jak widać, złożonej procedurze jest sporządzenie sprawozdania likwidacyjnego na dzień poprzedzający podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Można je sporządzić najwcześniej po upływie 6 miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłaszania wierzytelności.
Co do zasady sprawozdanie likwidacyjne powinno spełniać wszystkie kryteria, które ustawa przewiduje dla sprawozdań finansowych. Sprawozdanie powinno dokładnie przedstawiać wyniki przeprowadzonych działań likwidacyjnych, w szczególności informować, czy w likwidowanej spółce z o.o. pozostał jakikolwiek majątek do podziału między wspólników, a jeśli tak, to w jakiej wysokości. Dodatkowo, sprawozdanie likwidacyjne ma za zadanie ocenić, czy wszystkie zobowiązania spółki z o.o. zostały spłacone. Jest to istotne, aby zapewnić kompleksowy obraz sytuacji finansowej spółki na etapie likwidacji.
Sprawozdanie likwidacyjne powinno zostać przyjęte w drodze uchwały wspólników.
Krok VII – Podział majątku
Podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli może nastąpić nie wcześniej niż po upływie sześciu miesięcy od dnia ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłoszenia wierzytelności. Majątek pozostały po zaspokojeniu wierzycieli i zamknięciu interesów spółki ulega podziałowi między wspólników w stosunku do ich udziałów. Należy jednak pamiętać, że umowa spółki może określać inne od ustawowych zasady podziału majątku. Podział majątku jest dokonywany w formie uchwały wspólników.
Co istotne, do momentu podziału składników majątku przedsiębiorstwa przez wspólników spółki z o.o. spóźnieni wierzyciele, którzy zgłosili się z wierzytelnością po terminie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia o otwarciu likwidacji, a nie byli spółce znani, wciąż mogą żądać zaspokojenia swoich wierzytelności.
Krok VIII – Pozostałe czynności likwidacyjne
W ramach kolejnego kroku konieczne jest podjęcie jeszcze innych czynności likwidacyjnych, do których zaliczyć należy m.in. podjęcie przez zgromadzenie wspólników uchwał w przedmiocie: rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania likwidacyjnego, udzielenia absolutorium likwidatorom i członkom organu nadzoru oraz przekazania ksiąg i dokumentów spółki na przechowanie określonej osobie.
Krok IX – Wykreślenie spółki z KRS i zgłoszenie rozwiązania spółki do odpowiednich urzędów
Ostatni krok polega na złożeniu do sądu rejestrowego wniosku o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS. Do wniosku należy dołączyć:
- sprawozdanie likwidacyjne,
- sprawozdanie likwidatora ze swej działalności oraz sprawozdanie finansowe po upływie każdego roku obrotowego (zależnie od potrzeby),
- uchwałę zgromadzenia wspólników zatwierdzającą sprawozdanie likwidacyjne na dzień zakończenia likwidacji,
- uchwałę zgromadzenia wspólników zatwierdzającą sprawozdanie likwidatorów z działalności oraz sprawozdania finansowe za ubiegły rok obrotowy (zależnie od potrzeby),
- udzielenia absolutorium likwidatorom oraz członkom organom nadzoru (jeżeli został w spółce ustanowiony),
- uchwałę zgromadzenia wspólników o wyznaczeniu osoby zobowiązanej do przechowywania ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki,
- oświadczenie o braku toczących się wobec spółki postępowań sądowych, administracyjnych lub komorniczych oraz o zaspokojeniu wszystkich wierzytelności,
- oświadczenia likwidatorów o zrealizowaniu wszystkich wymaganych czynności likwidacyjnych,
- dowód uiszczenia opłaty sądowej od wniosku o wykreślenie spółki z KRS oraz opłaty za ogłoszenie wpisu w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”.
Po stwierdzeniu, że likwidacja została prawidłowa ukończona, sąd rejestrowy wydaje postanowienie o wykreśleniu spółki z rejestru. Z chwilą tą następuje rozwiązanie spółki z o.o.
W ramach formalności nie można zapominać o obowiązkach wobec ZUS i Urzędu Skarbowego. W odniesieniu do Urzędu Skarbowego istnieje obowiązek wyrejestrowania swoich obecnych pracowników na formularzu NIP-8. Ponadto konieczne jest zgłoszenie zakończenia działalności podlegającej opodatkowaniu VAT (na formularzu VAT-Z). Przy zamknięciu spółki należy również rozliczyć podatek. Rozwiązanie spółki nie skutkuje automatycznym rozwiązaniem umów o pracę z pracownikami, wobec czego powstaje konieczność rozwiązania tych umów na mocy odpowiedniego porozumienia bądź poprzez złożenie pracownikom wypowiedzeń. W ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy na spółce ciąży również obowiązek wyrejestrowania byłych pracowników z ubezpieczeń w ZUS (formularz ZUS ZWUA).
Jak widać, proces prowadzący do wykreślenia spółki z o.o. z KRS jest zazwyczaj długi i przybiera sformalizowany charakter. Jest tak przede wszystkim z racji konieczności zapewnienia odpowiedniej ochrony dla wszystkich wierzycieli oraz dopełnienia wszystkich obowiązków wynikających z przepisów prawa.