Wprowadzenie
W Polsce każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek sporządzać roczne sprawozdanie finansowe. Dokument ten jest kluczowy nie tylko dla wewnętrznego zarządzania firmą, ale również dla celów podatkowych, kontrolnych i prawnych. Jednym z najważniejszych obowiązków związanych z tym dokumentem jest jego złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W tym artykule szczegółowo omówimy, kto jest zobowiązany do sporządzania sprawozdań finansowych, jakie są wymagane terminy oraz jakie konsekwencje grożą za niedopełnienie tego obowiązku.
Kto musi sporządzać sprawozdanie finansowe?
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy szerokiej grupy jednostek gospodarczych i organizacyjnych:
- Spółki kapitałowe (np. sp. z o.o., spółki akcyjne),
- Spółki osobowe (np. spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, jeżeli prowadzą pełną księgowość),
- Spółdzielnie (wszystkie rodzaje spółdzielni, w tym mieszkaniowe i produkcyjne),
- Fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą,
- Inne jednostki, które zgodnie z przepisami o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości.
Zawartość sprawozdania finansowego
Standardowe sprawozdanie finansowe składa się z kilku kluczowych elementów, które razem dają pełny obraz sytuacji finansowej jednostki:
- Bilans – przedstawia stan aktywów i pasywów jednostki na koniec roku obrotowego. Aktywa obejmują m.in. środki trwałe, zapasy, należności, środki pieniężne, natomiast pasywa obejmują kapitały własne, rezerwy i zobowiązania.
- Rachunek zysków i start – pokazuje wynik finansowy jednostki za dany okres, czyli zyski lub starty osiągnięte w danym okresie.
- Informacja dodatkowa – zawiera objaśnienia do bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także inne istotne informacje, które mogą wpłynąć na ocenę sytuacji finansowej jednostki, jak na przykład polityka rachunkowości, struktura kapitału, czy wydarzenia po dniu bilansowym.
- Rachunek przepływów pieniężnych – dotyczy dużych jednostek oraz wybranych jednostek sektora publicznego. Pokazuje przepływy środków pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej.
- Zestawienie zmian w kapitale własnym – informuje o zmianach w kapitale własnym jednostki w danym okresie sprawozdawczym.
Do sprawozdania finansowego należy również dołączyć:
- Uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe – formalne potwierdzenie akceptacji sprawozdania przez odpowiednie organy spółki.
- Sprawozdanie z działalności – wymagane dla wielu podmiotów, np. dla spółek z o.o., spółek akcyjnych albo spółek komandytowo-akcyjnych, a także niektórych spółek jawnych i komandytowych. Zawiera opis ogólnego działania spółki.
- Uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty – dokument określający, jak zostaną rozdzielone zyski lub jak będą pokryte straty za dany rok obrotowy.
- Sprawozdanie z badania biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie finansowe było przedmiotem badania, należy dołączyć sprawozdanie z niego, sporządzone przez biegłego rewidenta.
Terminy i procedura złożenia sprawozdania
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS musi nastąpić w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez odpowiednie organy jednostki (np. zgromadzenia wspólników w spółkach z o.o. czy walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółkach akcyjnych). Zatwierdzenie to powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Oznacza to, że dla większości jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ostateczny termin złożenia sprawozdania to 15 lipca każdego roku.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązku
Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do KRS może mieć poważne konsekwencje:
- Kary finansowe – Sąd rejestrowy (KRS) może nałożyć karę pieniężną na członków zarządu jednostki.
- Postępowanie przymuszające – Sąd rejestrowy może wszcząć postepowanie przymuszające, w wyniku którego jednostka może być zmuszona do złożenia sprawozdania.
- Odpowiedzialność cywilna – Członkowie zarządu mogą ponieść odpowiedzialność cywilną wobec wierzycieli jednostki za szkody wynikłe z niezłożenia sprawozdania.
- Ryzyko rozwiązania spółki – w skrajnych przypadkach sąd może podjąć decyzję o rozwiązaniu jednostki bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego, co oznacza przymusowe zamknięcie działalności.
Jak złożyć sprawozdanie?
Od 2018 roku sprawozdania finansowe są składane wyłącznie w formie elektronicznej. Aby to zrobić, jednostka musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Dokumenty należy przesłać za pomocą systemu S24 lub bezpośrednio przez portal eKRS. Proces ten wymaga wcześniejszego przygotowania dokumentów w odpowiednim formie (najczęściej XML) i ich podpisania.
Podsumowanie
Sporządzenie i składanie sprawozdania finansowe do KRS jest jednym z kluczowych obowiązków każdej jednostki prowadzącej działalność gospodarczą. Złożenie sprawozdania w terminie pozwala uniknąć wielu problemów prawnych i finansowych. Warto zatem pamiętać o terminach i dokładnie przygotować wymagane dokumenty i złożyć je w odpowiedniej formie elektronicznej, aby zapewnić sobie i swojej firmie spokój i stabilność prawną.
Jeśli natomiast faktycznie zakończono działalność, nie ma sensu pozostawiać jej aktywnej. Warto wykreślić spółkę z KRS, żeby nie powodować kosztów związanych ze sporządzaniem kolejnych sprawozdań finansowych.